Analisis Faktor Penyebab Ketidaksesuaian Pelaksanaan SOP Retensi Dokumen Rekam MediK Inaktif di RSUD Dr.H.Slamet Martodirdjo Kabupaten Pamekasan
Atma Deharja, S.KM., M.Kes
Ellya Ulfa Mas’auty
Program Studi Rekam Medis
Jurusan Kesehatan
ABSTRAK Retensi berkas rekam medik merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas di ruang penyimpanan. Jumlah kunjungan yang terdapat di RSUD dr.H.Slamet Martodirdjo Kabupaten Pamekasan mencapai 250-300 pasien baru setiap harinya yang tidak sebanding dengan besarnya kapasitas ruang penyimpanan sehingga menyebabkan ketidaksesuain pelaksanaan SOP retensi dokumen rekam medik. Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi permasalahan dengan menggunakan lima unsur manajemen yaitu man, money, method, material, machine yang selanjutnya akan ditentukan sebab akibat masalah dengan menggunakan metode Problem Tree Analysis (PTA). Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif. Hasil penelitian ini adalah identifikasi permasalahan yang terjadi dan didapatkan penyebab masalah yaitu pengetahuan, pendidikan, pelatihan, biaya operasional, berkas rekam medis, ruang penyimpanan inaktif, rak rekam medis, alat scanning, komputer dan SOP. Akibat dari permasalah tersebut akan mengakibatkan penumpukan berkas rekam medis, sulitnya pencarian pengambilan berkas, pelayanan kepada pasien lama dan pelepasan informasi tidak akurat dan akan mempengaruhi standart akreditasi rumah sakit. Adapun alternatife pemecahan masalah yaitu adanya sosialisasi SOP, perekrutan ulang terhadap petugas filling, mengikuti pelatihan, adanya anggaran untuk gaji tambahan dan pengadaan alat, memperbaiki system penjajaran, adanya perluasan ruang penyimpanan dan penambahan rak berkas rekam medis, diberikannya alat scanning dan komputer serta melakukan evaluasi SOP.
Kata Kunci : Problem Tree Analysis, Retensi, Rekam Medis, Rumah Sakit
Analysis on Causal Factors of SOP Implementation Inexpediency in Inactive Medical Record Document Retention at RSUD Dr. H. Slamet Martodirdjo Pamekasan Regency
Atma Deharja, S.KM., M.Kes
Ellya Ulfa Mas’auty
Medical Record Study Program
Health Major
ABSTRACT
Medical record document retention is one of the efforts made by hospital parties with the dim of reducing hoard of documents in the storage. The total call rate in RSUD Dr. H. Slamet Martodirjo Pamekasan Regency is around 250 up to 300 new patients in each day. It is contrary to the width of the storage so that it causes SOP implementation inexpedience within medical record document retention. The aim of this research is to identify the problems by using 5 management elements, those are man, money, method, material, and machine. Then, from this stage would be determined the causal problems by using Problem Tree Analysis (PTA) method. This research is a kind of qualitative research. The result of this research is gained through identifying the problems happened. Thus, it was gained the causal problems which should be solved, those were knowledge, education, training, operational cost, medical record documents, inactive storage, medical record rack, scanner, computer, and SOP. Those problems will cause hoard of medical record documents, trouble in searching for and documents extraction, indolence public service, and inaccurate information which might influence the accreditation standard of hospitral. Therefore, the alternative problems solving are by holding SOP socialiszation, re-recruitment of filling employees, joining any training, budgeting additional salary and new instruments, fixing collimation system, expanding the storage, increasing the medical record document racks number, supplying scanner & computer, and holding SOP evaluation.
Keywords: Problem Tree Analysis, Medical Record, Retention, Hospital
